Conservation des pièces 10 ans (art. 958f CO)

Ce que dit l’art. 958f CO

L’article 958f CO impose de conserver pendant dix ans les livres de comptes, les pièces comptables, le rapport de gestion et, le cas échéant, le rapport de révision. Le délai court à partir de la fin de l’exercice concerné. Le rapport de gestion et le rapport de révision doivent être conservés sous forme écrite et signés.

Les livres et pièces peuvent en revanche être conservés sur support papier, électronique ou de toute autre manière, pour autant que la conformité avec les opérations et faits sur lesquels ils portent soit garantie et qu’ils puissent être rendus lisibles à tout moment. C’est cette exigence d’intégrité et de lisibilité qui encadre l’archivage numérique.

Archiver électroniquement : intégrité et lisibilité

L’ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) précise les conditions techniques. Les informations doivent être enregistrées sur un support garantissant leur intégrité : supports non modifiables (WORM, écriture unique) ou supports modifiables assortis de procédures et de moyens techniques garantissant l’intégrité — horodatage, signatures, journal des accès.

Concrètement, une PME qui numérise ses factures doit s’assurer que les fichiers ne peuvent pas être altérés sans que cela se voie, que l’on peut relier chaque pièce à son écriture, et que l’ensemble reste consultable durant dix ans même en cas de changement de logiciel. Un simple dossier de PDF sur un disque non sécurisé ne satisfait pas pleinement l’exigence d’intégrité.

• Durée : 10 ans à compter de la fin de l’exercice.
• Rapport de gestion et de révision : sous forme écrite et signée.
• Livres et pièces : papier ou électronique, avec intégrité et lisibilité garanties.

Bonnes pratiques d’organisation

Structurez l’archivage par exercice et par nature de pièce (achats, ventes, banque, salaires, TVA). Conservez la piste d’audit qui relie chaque écriture à sa pièce. Prévoyez des sauvegardes redondantes et un plan de migration lorsque vous changez d’outil, afin de ne pas perdre l’accès aux archives anciennes.

Au-delà de l’obligation légale, un archivage électronique bien pensé fait gagner un temps considérable : retrouver une facture de l’année N-6 en quelques secondes, préparer un contrôle TVA sans ressortir des classeurs, transmettre un dossier propre lors d’un changement de fiduciaire. La conformité et l’efficacité vont ici de pair.