Numériser ses justificatifs : le cadre légal

Le principe : équivalence papier / électronique

Le droit suisse pose l’équivalence de principe entre support papier et support électronique. L’art. 958f CO autorise la conservation électronique des livres et pièces, et l’ordonnance Olico en fixe les modalités. Un justificatif numérisé a la même valeur qu’un original papier dès lors que son intégrité — le fait qu’il n’a pas été modifié — est garantie durant tout le délai de conservation.

La seule exception concerne les documents qui doivent rester signés sous forme écrite : rapport de gestion et rapport de révision. Pour tout le reste — factures fournisseurs, tickets, contrats, relevés — la numérisation et la destruction ultérieure du papier sont admises si les conditions techniques sont réunies.

Garantir l’intégrité et la traçabilité

L’intégrité peut être assurée par des supports non modifiables (écriture unique) ou par des supports modifiables complétés de mesures techniques : horodatage, signatures électroniques, journaux d’accès et de modification. L’objectif est qu’une altération soit impossible ou immédiatement détectable, et que l’on puisse dater chaque enregistrement.

La traçabilité — la piste d’audit — est tout aussi importante : chaque justificatif numérisé doit pouvoir être relié à l’écriture comptable correspondante, et réciproquement. Les outils modernes de comptabilité rattachent automatiquement le scan à l’écriture, ce qui satisfait cette exigence tout en accélérant la saisie.

• Numériser dès réception, en qualité lisible et complète (recto/verso utile).
• Rattacher chaque scan à son écriture comptable (piste d’audit).
• Archiver avec intégrité garantie et sauvegardes ; conserver 10 ans.

Une méthode simple pour s’y mettre

Commencez par numériser à la source : une photo ou un scan dès réception de la pièce, avant même la saisie. Utilisez un outil qui conserve le fichier de manière inaltérable et le lie à l’écriture. Définissez une nomenclature claire par exercice et par journal. Enfin, testez une restitution : êtes-vous capable de ressortir n’importe quelle pièce d’un exercice passé en quelques secondes ?

Pour la période de transition, beaucoup d’entreprises conservent le papier une année supplémentaire, le temps de valider leur processus, puis basculent entièrement au numérique. L’essentiel est de documenter votre procédure d’archivage : en cas de contrôle, pouvoir expliquer comment l’intégrité est garantie vaut autant que la technologie employée.